Daten werden mehrfach eingegeben
Dieselbe Adresse landet im CRM, in der Rechnung und in einer Tabelle, jedes Mal von Hand. Fehler fallen erst auf, wenn ein Kunde sich meldet.
Interne Anwendungen und Automatisierungen für einen konkreten Arbeitsablauf.
Wenn Daten mehrfach eingegeben werden, Informationen über mehrere Systeme verteilt liegen oder ein Ablauf jede Woche von Hand läuft, baue ich das passende Werkzeug: eine kleine Anwendung, eine Schnittstelle oder eine Automatisierung. KI kommt dazu, wenn sie eine klar begrenzte Aufgabe übernimmt, nicht als Selbstzweck.
- Auftrag
- Begrenzter Umfang
- Ein Ablauf, ein Ergebnis, ein vereinbarter Rahmen
- Ergebnis
- Lauffähig und dokumentiert
- Mit geprüften Fehlerfällen und Übergabe
- Eigentum
- Bleibt bei dir
- Code, Daten, Zugänge und Konten
Wobei das hilft
Wann ein eigenes Werkzeug helfen kann.
Informationen liegen verteilt
Angebote im Mailpostfach, Aufträge im Branchensystem, Dokumente auf dem Server. Wer eine Frage beantworten will, sucht an drei Stellen.
Wiederkehrende Abläufe laufen manuell
Wöchentliche Exporte, Abgleiche oder Weiterleitungen, die jemand nach Anleitung erledigt. Wenn diese Person fehlt, bleibt der Ablauf liegen.
Die Software passt nicht zum Arbeitsschritt
Das vorhandene System bildet den Ablauf fast ab. Für den fehlenden Teil gibt es Workarounds, die niemand mehr erklären kann.
Was ich umsetze
Vier Formen, je nach Aufgabe.
Kleine interne Anwendungen
Ein Werkzeug für einen abgegrenzten Ablauf: Eingabemaske, Prüfregeln, Übersicht und Export. So groß wie nötig, mit Anmeldung und Rechten, wenn mehrere Personen damit arbeiten.
Mögliche Anwendung: eine Erfassung für Vor-Ort-Termine, die Rückfragen sofort sichtbar macht und am Ende einen Bericht erzeugt.
Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen
Daten laufen dorthin, wo sie gebraucht werden, statt abgetippt zu werden. Ich prüfe, was die beteiligten Systeme über ihre Schnittstellen tatsächlich hergeben, und baue den Austausch so, dass Fehler sichtbar werden.
Mögliche Anwendung: Aufträge aus dem Shop oder Branchensystem automatisch in die Buchhaltung übertragen und aufbereiten.
Automatisierungen mit Fehlerbehandlung
Ein Ablauf, der bisher nach Anleitung lief, läuft geplant oder ausgelöst durch ein Ereignis. Was schiefgeht, wird gemeldet und nicht still übersprungen; was gelaufen ist, lässt sich nachvollziehen.
Mögliche Anwendung: eingehende Dokumente prüfen, ablegen und die zuständige Person informieren.
KI-Assistenten für klar begrenzte Aufgaben
Ein Assistent, der genau eine Aufgabe unterstützt und dabei nur die Daten sieht, die er dafür braucht. Er bereitet vor, ein Mensch entscheidet.
Mögliche Anwendungen: Suche in eigenen Dokumenten mit Quellenangabe oder der erste Entwurf eines Angebots aus vorhandenen Positionen.
Wann KI hilft
KI ist ein Werkzeug in der Lösung, nicht die Lösung.
Ob eine Aufgabe KI braucht, hängt von der Aufgabe ab. Vieles, was nach KI klingt, lässt sich zuverlässiger mit einer sauberen Schnittstelle oder einer festen Regel lösen. Das klären wir vor der Umsetzung.
- Erschließen, einordnen, vorbereitenKI kann Dokumente durchsuchbar machen, Inhalte einordnen oder Entwürfe vorbereiten. Dort, wo Text verstanden werden muss, ist sie stark.
- Regeln bleiben RegelnFeste Regeln und Berechnungen werden deterministisch umgesetzt. Ein Preis, eine Frist oder eine Prüfung ist Code, kein Modellergebnis.
- Berechtigungen technischWer was sehen und auslösen darf, wird in der Anwendung durchgesetzt, nicht dem Modell überlassen.
- Bestätigung bei wichtigen AktionenVersand, Buchung oder Löschung können eine menschliche Freigabe verlangen. Der Assistent bereitet vor, jemand bestätigt.
Ein Beleg aus der Praxis
HESON: Ein Katalog, der den Vertriebsweg abbildet.
Für HESON habe ich einen mehrsprachigen Produktkatalog gebaut, dessen Daten aus Directus kommen und ohne Entwickler gepflegt werden. Kunden sammeln Produkte in einer Anfrageliste und senden sie gemeinsam an den Vertrieb, statt einzeln per Mail zu fragen.
Die Anwendung bildet den Vertriebsweg ab, der vorher per Telefon und Mail lief. Auch bei internen Werkzeugen richte ich die Technik am tatsächlichen Arbeitsablauf aus.
So wird die Lösung betrieben
Die Arbeit hinter dem Werkzeug.
Daten und Zugriffe eingrenzen
Welche Daten braucht die Lösung wirklich, und wer darf sie sehen? Das wird vor der ersten Zeile Code geklärt.
Schnittstellen und Berechtigungen einrichten
Zugänge zu den beteiligten Systemen mit dem nötigen Umfang, nicht mit Vollzugriff. Schlüssel werden verwaltet, nicht in Skripten abgelegt.
Fehlerfälle und Ergebnisse prüfen
Was passiert bei leeren Feldern, doppelten Einträgen oder einem nicht erreichbaren System? Das wird getestet, bevor es im Alltag passiert.
Wichtige Aktionen protokollieren
Wer hat wann was ausgelöst, und was war das Ergebnis? Das Protokoll beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.
Deployment, Dokumentation, Übergabe
Die Lösung läuft auf deiner oder einer vereinbarten Infrastruktur, ist dokumentiert und lässt sich von einem anderen Entwickler weiterführen.
Betreuung bei Bedarf
Updates, Prüfungen und Anpassungen nach der Übergabe sind ein eigener, separat vereinbarter Rahmen: laufende technische Unterstützung.
So beginnt die Zusammenarbeit. Du beschreibst einen konkreten Ablauf, die beteiligten Systeme und das gewünschte Ergebnis. Daraus wird ein begrenzter Auftrag mit vereinbartem Umfang. Ist die Aufgabe klar, braucht es keine vorgeschaltete Prüfung; sind Ursachen oder Umfang offen, hilft eine Bestandsaufnahme. Liegt schon Code vor, der nicht fertig wurde, passt KI-Projekte reparieren und fertigstellen.
Kontakt
Welcher Ablauf soll einfacher werden?
Schilder kurz, was heute von Hand läuft, welche Systeme beteiligt sind und was am Ende herauskommen soll. Ich sage dir, ob eine kleine Anwendung, eine Schnittstelle oder eine Automatisierung passt, und ob KI dabei überhaupt eine Rolle spielt.
Ich lese jede Anfrage selbst und antworte persönlich, werktags innerhalb von 24 Stunden.