Wenn deine Mails im Spam landen, hat das eine messbare Ursache.

Fast immer, weil die empfangenden Server deiner Absenderdomain nicht trauen. Fehlen die Authentifizierungs-Einträge SPF, DKIM und DMARC in deinem DNS oder sind sie fehlerhaft, stufen große Anbieter deine Mails als verdächtig ein. Der Inhalt der Mail spielt eine kleinere Rolle, als die meisten denken.

Die zweite häufige Ursache ist Reputation: Der Server, über den du sendest, ist durch andere Nutzer oder frühere Vorfälle negativ aufgefallen.

Drei DNS-Einträge, die belegen, dass eine Mail wirklich von deiner Domain kommen darf. SPF listet die Server auf, die für deine Domain senden dürfen. DKIM signiert jede Mail kryptografisch. DMARC legt fest, was Empfänger mit Mails tun sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen.

Große Anbieter wie Gmail und Yahoo haben ihre Anforderungen 2024 deutlich verschärft. Ohne saubere Authentifizierung wird Zustellung zunehmend zum Glücksspiel.

Gerade Gmail und Microsoft prüfen die Absender-Technik am strengsten und sortieren unauthentifizierte Mails konsequent aus, teils ohne jede Fehlermeldung. Kommen deine Mails bei kleinen Anbietern an und bei den großen nicht, spricht das für fehlende oder fehlerhafte SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge.

Nachlesen lässt sich das im Header einer betroffenen Mail: Dort steht das Prüfergebnis des Empfängers Zeile für Zeile.

Der empfangende Server kann nicht wissen, dass du seriös bist. Er sieht nur: Diese Domain belegt nicht, wer in ihrem Namen senden darf. Ohne SPF und DKIM kann sich jeder als deine Domain ausgeben, also behandeln Empfänger im Zweifel alles von dir mit Misstrauen.

Dazu kommt geteilte Infrastruktur: Beim typischen Hosting-Paket teilst du dir den Mailserver mit vielen anderen. Fällt dort jemand negativ auf, leidet dein Ruf mit.

Viele WordPress-Seiten verschicken Formular-Mails direkt über den Webserver: ohne Authentifizierung, mit fragwürdigem Absender. Genau solche Mails sortieren Empfänger zuerst aus. Die Lösung ist der Versand über einen authentifizierten SMTP-Zugang mit deiner eigenen Domain.

Der Nebeneffekt: Auch alle anderen Mails deiner Domain profitieren, weil die Einträge danach insgesamt stimmen.

Festpreis nach dem Erstcheck: Ich prüfe zuerst, wo deine Domain steht, und nenne dir dann einen festen Preis für die Korrektur. Der steht, bevor ich anfange. Der Umfang hängt daran, wie viele Dienste in deinem Namen senden und wie viele Altlasten im DNS liegen.

DNS-Einträge sind öffentlich einsehbar. Ob bei dir etwas fehlt, sehe ich oft schon nach dem ersten Blick.

Korrigierte DNS-Einträge greifen meist innerhalb weniger Stunden. Ob alles sauber läuft, zeigt sich danach über einige Tage in Testzustellungen und DMARC-Berichten. Eine angeschlagene Reputation erholt sich langsamer, über Wochen konsistent sauberen Versands.

Deshalb gehört zum Auftrag ein Nachtest, nicht nur die Einrichtung.

Das kann dir niemand seriös zusagen, denn die Entscheidung trifft immer der empfangende Server. Was sich zusagen lässt: Nach der Korrektur besteht dein Versand die Prüfungen, die Empfänger tatsächlich durchführen, und du kannst das in den Prüfergebnissen nachlesen.

Damit ist die häufigste Ursache für Spam-Einstufung beseitigt. Einzelfälle bleiben möglich, etwa wenn ein Empfänger besonders streng filtert.